Obsah | < 9. Skupina strávníků - Hromadný strávník | 11. Homebanking >

10. Hromadné platby

Objednávkové jídelny účtují platby za stravu zálohově, nebo zpětně. Hromadné platby umožňují vytvořit seznam plateb pro skupinu strávníků podle typu placení (Inkasem, Z běžného účtu) a po zaplacení celou skupinu zaúčtovat jako zaplacenou.
Tato funkce běžně vypočítává platbu na budoucí měsíc (je napsaný nahoře jako Výpočet záloh/vyúčtování).

Hromadné platby najdete přes výběr v horní liště - Plánování/Hromadné platby.

Způsob platby

Hotově – tyto platby se zaúčtovávají jednotlivě (ručně) v okamžiku, kdy strávník platí.
Můžete si samozřejmě vytvořit tabulku i těchto plateb, abyste věděli, kolik peněz máte v hotovosti vybrat. Při závěrce ale musíte vyřadit kontrolu, protože vám závěrka bude hlásit, že nemáte zaúčtované zálohy.

Složenkou – tyto platby se zpravidla zaúčtovávají jednotlivě (ručně) v okamžiku, kdy dostanete složenky zaplacené. Většinou je zaplaceno složenkou na účet, zaplacené složenky jsou tedy ve výpisu z bankovního účtu. Pokud si tuto tabulku vytvoříte, musíte při uzávěrce vyřadit kontrolu.

Sporožirem – tento způsob platby je určen pouze plátcům, kteří mají sporožirový účet u České spořitelny, dali souhlas s inkasem a jídelna má s Českou spořitelnou uzavřenou smlouvu. Po vytvoření tabulky se seznam plátců nahraje na disketu (nyní i možnost nahrání na flashdisk), ta se odevzdá do Spořitelny. Spořitelna následně oznámí, kteří plátci nezaplatili. Těm musíte v tabulce označit Účtovat Ne (nastaveno je Ano, pokud na Ano kliknete myší, změní se na Ne), ostatním pak tlačítkem Zaúčtovat platby hromadně zaúčtujete.

Inkasem – tento způsob platby je určen plátcům, kteří mají účet u banky a dali souhlas s inkasem. Je velmi výhodný, protože plátcům je možné naúčtovat pouze to, co projedli (na rozdíl od trvalého příkazu, kde je částka stále stejná). Pro tento způsob platby je možné vytisknout Příkaz k inkasu (aby strávník zaplatil), Příkaz k úhradě (strávníkovi se budou vracet přeplatky) nebo se soubor Exportuje, pokud máte Homebanking – elektronické spojení s bankou. Tisknou-li se příkazy, přijdou platby ve výpisu z účtu a účtují se jednotlivě, máte-li Homebanking, zaúčtuje se z něj. Pokud si tuto tabulku vytvoříte, musíte při uzávěrce vyřadit kontrolu.

Z běžného účtu – tento způsob platby je určen pro plátce, kteří platí převodem z účtu, ale nemají souhlas k inkasu. Většinou mají trvalý příkaz k úhradě, kdy platí každý měsíc stejnou částku. Pokud nemáte Homebanking, zaúčtovávají se platby jednotlivě (ručně) podle výpisu z účtu, máte-li Homebanking, zaúčtují se platby z něj. Vzhledem k tomu, že se platby nezaúčtují hromadně z tabulky, je nutné při závěrce vyřadit kontrolu.

Fakturou – tento způsob platby využívají hlavně firmy, používá se vesměs pro platby hromadného strávníka. Platba přijde většinou na účet, účtuje se jednotlivě (ručně), při závěrce je tedy nutné vyřadit kontrolu.

Ze mzdy – tento způsob platby některé jídelny používají pro své zaměstnance (učitele, zaměstnance kuchyně). Účtuje se hromadně.

Z tabulek je možno vytisknout tiskové sestavy jen v tom případě, že máte tiskové sestavy vytvořené v Generátoru sestav.

Všechny vytvořené tabulky, i zrušené, najdete v Archivu ZÁLOH. Ty zrušené mají ve sloupečku Platná zapsáno NE. Pokud byste se do nějaké ze starších tabulek potřebovali podívat, najeďte na Archiv/Archiv záloh. Vypíše se seznam všech vytvořených Hromadných plateb, vyberte tu, kterou si chcete prohlédnout, klikněte myší na příslušný řádek a pak na tlačítko OK.
Nezaúčtované tabulky je také možné nerušit (když se např. jedná o Sporožiro, kde vám teprve po uzávěrce přijde zpráva o zaplacení), v uzávěrce je možné tuto kontrolu přeskočit. V dalším měsíci, když přijde zpráva o zaplacení, můžete zaúčtovat hromadně platby v Archivu.

Jak vypočítat zálohy

Klikněte myší na Způsob platby (Inkasem, Hotově), který chcete zpracovat, řádek zmodrá.

Nastavte Způsob výpočtu.
1 – Obvyklé stravné dny = budou se počítat všechny dny v měsíci bez sobot a nedělí (nebo podle toho, jak máte nastaven kalendář v Číselníku typů stravy).
2 – Skutečné přihlášky = myslí se skutečně přihlášené dny budoucího měsíce, tedy ty dny, v nichž má strávník nastavenou 1.
3 – Podle stravných dnů = podle kalendáře, jak je nastaven právě pro budoucí měsíc.
4 – Podle zapsané zálohy = částka, kterou má strávník v Kartě strávníka v údaji Trvalý příkaz.
5 – Skutečné přihlášky AM = tento způsob vypočítá platbu na aktuální měsíc podle zapsaných přihlášek.

Nastavte Odečíst přeplatky.
Vše – odečte všechny přeplatky/nedoplatky, které byly do dnešního dne zapsány.
MM – odečte přeplatky/nedoplatky minulého měsíce.
Ne – přeplatky neodečítá.

Nastavte Počítat zálohu.
Ano – spočítá platbu na budoucí měsíc.Ne – nepočítá na budoucí měsíc (je dobré použít v červnu, kdy chcete spočítat přeplatky v červenci, které budete vracet).

Máte-li nastaveno vše, jak si přejete, stiskněte tlačítko Proveď výpočet.
Pokud zadaný Typ platby nemá nikdo ze strávníků, nebo se nikomu nevypočítá žádná částka, program nahlásí Prázdná sestava záloh, tlačítko Tabulka se nerozsvítí.
Pokud se tlačítko Tabulka rozsvítí, obsahuje aspoň jednoho strávníka. Podívejte se aspoň na první dvě, tři platby a překontrolujte, že se výpočet provedl správně. Je samozřejmě možné tabulku zrušit (tlačítko Zrušit), znovu nastavit podmínky pro výpočet a vytvořit tabulku plateb znovu.

Po správném výpočtu se tedy zaktivní (zčerná) tlačítko Tabulka. Po kliknutí se objeví nové okno:

Vpravo dole jsou přepínače Vše, Pouze platba, Pouze vrácení, umožňují vybrat například pouze platby (červeně), nebo pouze vrácení (modře).
Používají se, když se provádí Export, nebo do Homebankingu.
Pokud zjistíte ještě před Exportem, že chcete některého ze strávníků z tabulky vyřadit, klikněte do sloupečku Vyřadit, kliknutím myší se Ne změní na Ano. Tento strávník pak nebude zapsán do exportovaného souboru.

Zaplacené platby nebo vratky se pak mohou jednorázově zaúčtovat – tlačítkem Zaúčtovat. Pokud víte, že některý ze strávníků nezaplatil (neměl dost peněz na účtu či z jiné příčiny), klikněte myší do sloupečku Zaúčtovat, Ano se změní v Ne.
Po zaúčtování by měli mít všichni strávníci ve sloupečku Účtováno zelené Ano. Pouze ti, kteří byli Vyřazeni nebo se Nemělo účtovat, tam budou mít Ne. Tak vám při závěrce nebude program hlásit, že nejsou zaúčtovány zálohy.

Pokud by se stalo, že zaúčtujete i to, co se účtovat nemělo, dá se celé zaúčtování vrátit a odúčtovat (volejte pracovníky Altisimy), pokud je neoprávněně zaúčtováno jen několik strávníků, je samozřejmě možné jim jednotlivě vrátit peníze vratkou ručně.

Důležitá tlačítka

Tisk - po kliknutí tohoto tlačítka si můžete vybrat několik tiskových sestav (Příkaz k úhradě, Doklad k úhradě, atd.).
Zrušit - zruší aktuálně vytvořenou tabulku.
Export - vyexportuje platby (všechny, dle filtru...atd.) pro internetové bankovnictví.
Zaúčtovat - zaúčtuje hromadně všechny, nebo vybrané strávníky.
Zpět - návrat na tabulku Zálohy a vyúčtování.

Nastavení podmínek

Vyúčtování se může zdát komplikované, neboť nastavení skýtá nespočet možných variant. Ve skutečnosti je však tento programový modul velmi účinným nástrojem, pomocí kterého může každá jídelna provádět kalkulaci plateb pro různé skupiny podle způsobu platby, podle typu služby a podle kategorií.

Prohlédněme si zaškrtané parametry v modrém poli a vysvětleme si, co znamenají:

Pro všechny strávníky, kteří mají nastaven způsob platby 3, tedy Sporožirem, se vykalkuluje záloha na příští měsíc podle skutečných přihlášek, zmenšená o přeplatky k dnešnímu dni.

Vrácení přeplatků ke konci minulého měsíce (MM) na běžné účty bychom nastavili takto:

Platba stravného inkasem zpětně, tedy bez zálohy, bude nastavena takto:

Platby lze účtovat postupně tak, jak přicházejí na účet, nebo hromadně tlačítkem Zaúčtovat

Příklad 1. – Sporožiro

Placení stravného sporožirem u České spořitelny, a.s. je již tradiční platbou na našich školách a je výhodné díky stále ještě velkému rozšíření sporožirových účtů a díky smluvně nízkému poplatku za účtovanou položku.
Rodiče podepíší u bankovního ústavu souhlas s inkasem stravného na účet jídelny a stanoví horní limit platby (alespoň dvojnásobek průměrné měsíční platby).
Program vytvoří soubor plateb, které se uloží na externí zařízení (flash disk, externí disk). K ext. zařízení se vytiskne průvodka, opis média a rekapitulace, vše se pak předá na smluvní pobočku ČS, nebo se soubor použije pro homebanking.
Soubor může obsahovat zároveň kreditní i debetní položky, mohou tedy proběhnout zároveň u jedněch strávníků platby, u jiných zase vrácení.

Postup:
• číselníky/typ platby spor./další informace/ nastavte parametry podle smlouvy s ČS.
• nastavte podmínky pro kalkulaci plateb, viz předcházející strana.
• vyberte typ platby sporožirem myší, zmodrá, tlačítko Proveď.
• otevřete vytvořenou tabulku myší: Tabulka , zkontrolujte tabulku, případně ji upravte.
• vložte např. flask disk, vygenerujte dávku, tlačítko Export.
• vytiskněte doklady Opis, Rekapitulace, Průvodka.
• po potvrzení plateb bankou zaúčtujte hromadně tlačítkem Zaúčtovat.

Příklad 2. – Složenky

Jídelna, která používá k úhradám stravného složenky, může postupovat třemi způsoby. Může vygenerovat tiskovou sestavu s předpisem plateb pro jednotlivé strávníky a použít libovolné složenky nebo bankovní formuláře pro složení peněz na účet v hotovosti nebo může použít Českou Poštou předtištěné složenky, případně může uzavřít s Českou Poštou smlouvu o tisku složenek na podkladě souborů zasílaných e-mailem. Přenosy jsou zabezpečeny. Postup je obdobný jako v předchozích případech. Došlé platby přenesené e-mailem lze párovat stejně jako Homebanking.