Obsah | < 5. Plánování – Kalendář | 7. Přihlášky a odhlášky, platby a vrácení >

6. Závěrka

Závěrku lze provést nejdříve 1. den měsíce následujícího!

Funkci závěrky najdete v levé části hlavní obrazovky pod tlačítkem Závěrka.
Po kliknutí program automaticky provede potřebné vnitřní kontroly. V ideálním stavu jsou všechny kontroly podbarveně zeleně, tlačítko Posunout měsíc je aktivní a měsíční závěrku můžete provést,viz. výše.

Obrazovku měsíční závěrky si můžete vytisknout, přes tlačítko Tisk

Pokud program nalezne chyby, některý z řádků se zbarví červeně a závěrku nelze provést.

Možné chybové stavy a jejich řešení:

- chyba v datech, volejte pracovníky Altisima.

- zkuste opravit pomocí tlačítka Přidat(odebrat) strávníkům v nabídce Číselníky - Sazby. Pokud i nadále bude kontrola chybová, volejte pracovníky Altisima.

- není ukončený aktuální měsíc. Závěrku lze provést nejdříve 1. den měsíce následujícího.

- je vytvořená tabulka v hromadných platbách (Plánování - Hromadné platby). Tabulku hromadně zaúčtujte přes tlačítko Zaúčtovat, nebo tabulku zrušte kliknutím na tlačítko Zrušit.

- nemáte vytvořený Rozpis na budoucí měsíc. Vytvořte ho, dle kapitoly Plánování - Kalendář.

- pokud používáte program AJS, proveďte závěrku až po importu z AJS.

- kontrola pro správné zobrazení plateb na e-jídelníčku. Proveďte e-import a e-export. V případě nepoužívání e-jídelníčku je tato kontrola vyřazená a můžete tak provézt závěrku měsíce.

Po odstranění případných chyb se aktivuje tlačítko Posunout měsíc a můžete uzavřít měsíc.

Vzhledem k tomu, že při závěrce program kontroluje, jestli minulý měsíc navazuje na měsíc běžný, je dobré si nejdřív překontrolovat poslední stránku Rekapitulace (Přehledy/ Rekapitulace/ Rekapitulace rozšířená), zda nehlásí chyby. Pokud ano, zkuste zaktualizovat rozpis, jak na měsíc běžný, tak i na budoucí (Plánování/ Kalendář). Když i potom pořád Rekapitulace hlásí chyby, obraťte se na prodejce programu nebo na servis.

Závěrky na sebe musí navazovat:
Přeplatky AM z minulé rekapitulace = Přeplatky MM současné rekapitulace
Kontrola závěrečné rekapitulace „do kříže“:
Předpis (sazba x poč. porcí) = Placená částka – Přeplatky AM + Přeplatky MM
Limit = Sazba (částka k úhradě) + Dotace - Režie – Zisk
Limit / měsíc = Limit jídla (finanční normativ) x Počet porcí v měsíci

Hlavním uzávěrkovým dokladem je závěrečná Rekapitulace, která je dokladem o platbách a odebraném stravném celkově podle kategorií strávníků, Stravovací arch a Přehled poskytnutých dotací jmenovitě (FKSP).

Po kliknutí na tlačítko Posunout měsíc se objeví první závěrková sestava. Tu si vytiskněte po stisknutí na tlačítko tiskárny v horní nabídkové liště.

Po vytisknutí odejděte z náhledu přes symbol otevřených dveří v horní nabídkové liště. Takto postupujte až do té doby, než se objeví toto hlášení:

Po stisku tlačítka Ano se program automaticky přesune do dalšího měsíce. Po kliknutí na tlačítko Ne, se vrátíte zpět, před tiskem, do funkce Závěrka.

Posunutí měsíce znamená uzavření aktuálního účetního období a přechod do nového měsíce, který se tímto stává aktuálním. Po posunu měsíce již nebudete moci v uzavřeném měsíci provádět přihlášky a platby. Systém při závěrce automaticky vytváří zálohu a archivuje výsledky rekapitulace. K bezpečnosti dat přispěje, provedete-li ještě navíc zálohu na externí zařízení (flash disk, externí disk).